Секретари

Профессия секретаря является одной из самых распространенных.

Не существует ни одной серьезной организации, которая работала бы без первого помощника руководителя, располагающего всей информацией и имеющего к ней оперативный доступ.

История профессии

Секретари появились еще в Древнем Риме. В те времена они служили римской знати, а в их обязанности входило давать хозяевам мудрые советы. Все, что такие работники знали, они обязаны были держать в строгой тайне.

Позднее традицию иметь секретаря у древних римлян переняли европейцы и создали секретарскую должность.

В Российской Империи должность секретаря появилась при Петре I. Но на этом посту не могли работать простые крестьяне, потому что требования к таким служащим были высоки. Служить секретарем мог только человек с хорошим образованием, знающий законы и специфику профессии.

В 40-х годах ХХ века секретари появились и на предприятиях. Своими помощниками руководители организаций брали только профессионалов, поэтому в эти годы появились курсы профподготовки секретарей.

Общая характеристика профессии

Секретарь — это офисный работник, который отвечает на телефон, просматривает и регистрирует электронные и бумажные письма, составляет документы, организует встречи и выполняет поручения руководства.

Собственные решения такой работник может принимать в рамках своей компетенции.

Название этой профессии является общим для целого спектра деятельности. Так называется:

1. Секретарь на ресепшн.
   Он отвечает на телефонные звонки и переадресовывает их нужному абоненту, встречает гостей и исполняет небольшие поручения руководства.

2. Секретарь-референт.
   Это более ответственная должность. Такой секретарь ведает всем, что происходит в офисе. Он не только отвечает на звонки и принимает почту, но и готовит различную документацию.

3. Помощник руководителя.
   Работники этого уровня занимаются решением проблем организации, дают указания другим служащим.

Образование секретаря

Работодатели постоянно повышают планку знаний и умений для соискателей на эту должность. Чаще всего руководители хотят, чтобы их секретари имели высшее образование.

Таким работникам также необходимо уверенно пользоваться компьютером и знать азы составления писем и заявлений. Владение иностранным языком будет преимуществом при трудоустройстве.

Должностные обязанности секретаря

В рабочие обязанности секретарей входит:

• встреча посетителей;

• составление документации, регистрация корреспонденции;

• выполнение текущих поручений руководителя;

• ответы на звонки в приемную начальника;

• организация мероприятий внутри организации;

• бронирование авиабилетов и гостиниц для руководства и командированных сотрудников;

• покупка канцелярских и других офисных принадлежностей.

Требования к секретарям

Запросы работодателей к представителям этой профессии постоянно к профессии все время растут, но есть и базовые требования, которые актуальны всегда:

• среднеспециальное или высшее профессиональное образование;

• уверенное владение компьютером и программами Microsoft Office;

• умение составлять документы;

• понимание основ деятельности предприятия;

• знание английского языка;

• грамотная устная и письменная речь.

Личные качества секретаря

Хороший секретарь должен быть:

• общительным;

• доброжелательным;

• приятным в общении;

• организованным;

• аккуратным;

• пунктуальным;

• дипломатичным;

• с хорошей памятью.

Условия и особенности работы

Чаще всего такая должность подразумевает постоянную работу в офисе за компьютером. Но работа помощника руководителя, наоборот, может быть связана с частыми командировками.

Внешность и возраст

Требования к внешности такого работника зависят от обязанностей, которые он выполняет на работе.

Если секретарю приходится встречать гостей и коммуницировать с клиентами, то выглядеть ему необходимо «с иголочки».

Если работа специалиста в большей степени связана с приемом звонков и бумагами, внешний вид должен быть просто опрятным и соответствовать дресс-коду компании.

Средний возраст такого работника колеблется от 25 до 40 лет.

Медицинские противопоказания

Секретарская работа не подойдет соискателю с заболеваниями:

• сердца и сосудов;

• психики и нервной системы;

• суставов и костей;

• дыхательной системы;

• зрения и слуха;

• голосовых связок.

Плюсы и минусы профессии

Как и в любом деле, в секретарской работе есть свои положительные и отрицательные стороны.

В числе плюсов можно выделить:

• возможность устроиться на работу без определенного уровня образования;

• не очень сложная работа, научиться всему можно уже после трудоустройства;

• возможность проявить себя и подняться по карьерной лестнице;

• бывают командировки по стране и за рубеж за счет компании, в которые секретари ездят с начальством и коллегами;

• нет большой конкуренции на рынке труда;

• секретари со стажем высоко ценятся, поэтому через несколько лет работы можно устроиться в крупную компанию.

Минусы:

• приходится переносить много стрессов;

• нелегко найти работу в небольших населенных пунктах;

• невысокий заработок.

Актуальность и востребованность профессии

Квалифицированные секретари очень ценятся работодателями и всегда востребованы.

Карьерный рост в профессии

Секретарская работа бывает разной. От сотрудника, принимающего телефонные звонки, можно вырасти до помощника начальника и даже до его заместителя.

Если компания крупная, квалифицированный работник может возглавить в ней службу секретариата.

Заработная плата

Доход такого сотрудника может быть разным и зависит от региона его работы и обязанностей, которые он выполняет.

За дополнительные навыки работнику могут начисляться надбавки: например, за знание иностранных языков.

Профессиональный праздник секретаря

Представители этой профессии по всему миру отмечают свой праздник 23 апреля.

В России день секретаря также празднуют в третью пятницу сентября.

•   Биографии великих и знаменитых людей